Evenementen organiseren

Voor je ligt het draaiboek van de instructiecommissie voor het organiseren van evenementen (het DEO). Dit draaiboek is bedoeld voor degenen die instructie-evenementen gaan organiseren. De bedoeling van dit draaiboek is dat niet ieder jaar het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Hierdoor kan er effectiever en beter georganiseerd worden, omdat je de meeste valkuilen kan vermijden. Zo kan je je energie steken in het verzinnen van bijzondere of extra dingen.

Hieronder staan een aantal veelvoorkomende en terugkeerdende Euros evenementen.

Evenement

I-VaFF

Tourweekend kleine bootjes

Jaffa-tourweekend

Het organiseren van deze evenementen is vrijwel gelijk dus wordt in het algemene deel uitgelegd. Evenement specifieke dingen worden apart vermeldt.

Dit draaiboek is niet iets dwingends, maar bedoeld als een leidraad. De meeste dingen die erin staan hoef je niet per se op deze manier te doen, maar het geeft in elk geval een idee hoe het kan. Als je zelf een idee hebt dat het anders kan, kan je dat natuurlijk altijd proberen. Als zo'n idee goed bevalt, of juist niet, kan je dat in het draaiboek aanvullen. Zo heeft de organisatie van het volgende jaar er ook wat aan. Ook als er informatie in het draaiboek om een of andere reden volgens jou niet (meer) klopt, vul het dan vooral aan! Zo blijft het draaiboek up to date.

Evenementen

Tijdsplanning

Als de vaarkalender rond is

Alle schippers mailen om te vragen wanneer ze wel kunnen, wanneer ze absoluut niet kunnen en wanneer ze kunnen overvaren. Bij deze mail kan ook toegevoegd worden wat de inhoud van de evenementen is. Niet iedere schipper zal bijvoorbeeld een instructieweekend willen varen, wanneer tourweekenden veel laagdrempeliger zijn, en minder van de schipper vragen.

Twee maanden voor het evenement

Schippers mailen, bellen of in andere vorm berichten sturen
Beginnen met promoten van het evenement
In het geval van het hoogseizoen: nadenken over het huren van valken. Dit wordt over het algemeen weinig gedaan, hiervoor zijn ook extra schippers nodig

Een maand voor de instructieweek en frieslandzwerfweek

Valk(en) huren
Platbodem huren
Boodschappenlijst maken
Boodschappen bestellen

Een maand voor het evenement

Schippers bellen. Probeer om ongeveer 4 weken van te voren de schippers rond te hebben. Denk ook aan de schippers voor het overvaren van boten voor een evenement
Meer promoten onder potentiële deelnemers

Twee weken voor het evenement

Mail deelnemers
Boodschappers en reisleider regelen

Laatste week voor het evenement

Herinneringsmail
Whatsapp groep maken
Boodschappenlijst maken

Tot maximaal twee weken na het evenement

Afrekening maken

Algemene deel voor het organiseren van een evenement

De punten die hierna worden behandeld zijn achtereenvolgens:

Verdeling organisatie
Promotie
Schippers
Boten
Heenvaart
Mail deelnemers (zie standaardmails) / Whatsapp groepen
Reizen
Boodschappen
Organisatiepapieren
Praatje van organisatie
Afrekening

Verdeling organisatie

Er zijn meerdere manieren om een evenement te organiseren. Je kunt een of twee mensen aanwijzen die het hele evenement organiseren maar je kan ook ieder commissielid een verschillende taak geven, bijvoorbeeld schippers regelen en promotie. De keuze ligt aan de instructiecommissie.

De organisatie hoeft niet perse mee met instructieweekenden. Met de instructieweken echter moet de organisatie wel mee. Tijdens instructieweekenden zijn de schippers de organisatie, dit is vanzelfsprekend en hoeft niet door de instructiecommissie te worden aangestuurd. Mocht er een instructiecommissielid mee gaan, kan deze ook organisatie zijn van dat weekend.

Promotie

Zonder deelnemers geen instructie-evenementen en dus moet er gepromoot worden. De belangrijkste promotie zijn posters en het aanspreken van mensen.

Poster

Naam evenement
Organisator evenement
Datum
Deelnemende boten
Kosten
Waar op te geven
Eigen creativiteit

Flyer

Verkleinde versie van een poster of overzicht van alle instructie-evenementen van het voorjaars- of najaarsseizoen

Mondelinge promotie

Bijna-waardigen aanspreken/bellen op het aankomende evenement
Eerstejaars aanspreken/bellen
Schippers aanspreken/bellen

Mails

Overzichtsmail van alle instructie-evenementen
Aankondigingsmail van een evenement
Herinneringsmail

Nieuws-bericht op website

Een nieuwsbericht aanmaken op de voorpagina van de website over het aankomende evenement

Mailinglijsten voor promomails

tam-tam@euros.nl (algemene spam-lijst van euros)
eerstejaars@euros.nl (eerstejaars van euros)
ejc@euros.nl (eerstejaarscommie, zij kunnen de eerstejaars beter bereiken)
jaffa-waaridgen@euros.nl (waardigen Jaffa voor het zoeken van schippers)
varianta-waardigen@euros.nl (waardigen Witte Draeck voor het zoeken van schippers)
ff65-waardigen@euros.nl (waardigen Off-Duty voor het zoeken van schippers)
laser-waardigen@euros.nl (waardigen Zwaardboten voor het zoeken van schippers)
valk-waardigen@euros.nl (waardigen Dwarsligger en huurvalkjes voor het zoeken van schippers)

Posters kunnen opgehangen worden in de Sevende Camer, op de wc’s en in de loods.

Het aanspreken van mensen kan je natuurlijk doen met mensen die je toevallig tegenkomt, maar ook op borrels. Ga een keer koken met de organisatie, dan kun je ook een promo-praatje houden op die borrel en flyers uitdelen. Ook kan je op een borrel prima veel mensen in korte tijd persoonlijk aanspreken.

Schippers

Euros-boten moeten geschipperd worden door waardigen voor die boot. Voor een weekend-evenement is één waardige per boot genoeg. Voor een week-evenement is het prettig om af te kunnen wisselen en om de schippers een of meer dagen vrij te kunnen geven. In dit geval moeten er dus meerdere waardigen per boot geregeld worden. Voor weekend-evenementen is afwisseling minder noodzakelijk. Voor gehuurde valken moeten er valk-waardigen zijn. Dit is een officiële waardigheid binnen Euros.

Boten

Per evenement gaan er verschillende boten mee. Kijk voor meer informatie in het evenement-specifieke deel.

Aantal personen die op een boot kunnen zeilen:

Off-Duty: 4 personen
De Witte Draeck: 3 tot 4 personen
Zwaardboten: 1 tot 2 personen
Jaffa: 6 personen
Valk: 4 personen

Aantal personen die op een boot kunnen slapen:

Off-Duty: 4 personen
De Witte Draeck: 3 tot 4 personen
Zwaardboten: 0 personen
Jaffa: 6 personen
Valk: 4 personen (met dektent)

Valken huur je wanneer het aantal deelnemers groter is dan dat er op alle deelnemende Euros boten kunnen slapen. Wanneer een gehuurde platbodem mee gaat, moet er gekeken worden naar het aantal deelnemers dat op de deelnemende Eurosboten kunnen zeilen. Let ook op evenementen die in het hoogseizoen vallen: als er valken gehuurd moeten worden, doe dit dan tijdig, zodat ze niet allemaal al verhuurd zijn aan anderen.

Valken zijn te huur bij de Drijfveer in Akkrum (http://www.drijfveer.nl). Je kunt kiezen om een valk met of zonder motor te huren (zonder motor is goedkoper). Een motor is alleen noodzakelijk wanneer er te weinig boten met motor zijn. Meestal wordt er gekozen voor een valk zonder motor. Indien er op de valk geslapen gaat worden, huur er dan een dektent bij (zit er niet standaard bij).

De valkwaardige vraagt aan het begin van het evenement bij de havenmeester welke valken mee mogen, controleert de inventaris en de boot en meldt eventuele gebreken bij de havenmeester. De valkwaardige regelt ook de waterkaart die bij de havenmeester kan worden opgehaald. Dit zit namelijk niet standaard in een valk. De organisatie is eindverantwoordelijke voor het correct ophalen van de valken.

Overvaren

Als een evenement wordt gevaren met boten die niet in dezelfde plaats liggen, dienen deze boten naar de vertrekplaats te worden gevaren. De meeste instructieweken beginnen bijvoorbeeld in Akkrum, maar in akkrum huren wij geen platbodems. Dus moet een platbodem voor vrijdagavond naar Akkrum worden gevaren. Het overvaren kost veel tijd. De brug bij Heerenzijl gaat om 19 uur dicht (juni, juli en augustus 20 uur), dus voor die tijd moet je daar doorheen zijn. Openbaar vervoer naar bijvoorbeeld Syperda duurt 3 uur, houd hier rekening mee! De vertrekplaats van verschillende evenementen zijn in het evenement-specifieke deel opgenomen.

Als een platbodem mee gaat met een evenement, zorg dan voor een correcte schipper. Het schipperscollege bestaat niet meer, dus dit is een belangrijke functie. Oud schipperscollege schippers zijn hier heel geschikt voor, maar niet altijd beschikbaar.

In het geval dat er zwaardboten mee gaan met een evenement, check bij de secretaris of die zwaardboten in Akkrum kunnen komen vanaf Enschede. Het is handig om vrijdagsavonds de Lasers alvast op te tuigen. Zo kan er zaterdag direct gevaren worden.

Overzicht thuishavens Euros-boten:

De Witte Draeck: Akkrum, de Drijfveer, stijger I33
Off-Duty: Akkrum, de Drijfveer, stijger I34
Zwaardboten: Enschede, in de loods of achterop het terrein
Jaffa: Jachthaven Lelystad Haven, box ?

Voor de mensen die boten overvaren worden geen treinkaartjes vergoedt, tenzij de organisatie anders beslist.

Als er voor een evenement boten zijn heen gevaren, moeten deze logischerwijs ook terug gevaren worden. Dit kan op de laatste dag van een evenement gedaan worden (is minder gezellig omdat je niet samen het evenement afsluit) of de dag na het evenement. Regel het terugvaren van een boot vóór het evenement begint. Eventueel kan er met de organisatie van het volgende evenement worden afgesproken dat de boot ergens anders wordt achtergelaten dan in de thuishaven. Het mogelijke havengeld wat hiervoor betaald moet worden, kan gedeeld worden tussen de beide evenementen.

Mail deelnemers

Per mail worden enkele weken voor het evenement de deelnemers op de hoogte gesteld van een aantal zaken. De volgende dingen moeten hierin staan (zie ook standaardmails in de appendix):

wanneer is het evenement
reisschema heenreis
geldzaken: eventuele voorschot, geschatte evenementsprijs
wat moet je meenemen (vergeet in deze lijst niet het Euros-ID)
telefoonnummers organisatie
voorlopige deelnemerslijst

Reizen

De deelnemers, schippers en organisatie gaan met de trein naar een evenement. Meestal wordt er op vrijdagavond vertrokken rond kwart over 7.

De reistijden naar Akkrum zijn momenteel als hieronder. Dit schema werkt elk uur, en deze trein stopt ook bij station Kennispark.

Vertrekplaats	Vertrektijd	Reisduur	Aankomsttijd	Aankomstplaats
Enschede	18:34 (3)	1:05	19:39 (8)	Zwolle
Zwolle	19:57 (6)	0:46	20:43 (3)	Akkrum

Maar je bent er nog niet als je op het station in Akkrum staat. Dus zorg ervoor dat er iemand mee is, die de weg naar de haven weet. Het lopen vanaf het station naar de haven 15 tot 20 minuten.

Voor de reistijden naar Lelystad moet gekeken worden op www.9292ov.nl (als adres invoeren: Bushalte Lelystad Werkeiland). Vanaf de bushalte is het nog ongeveer 5 minuten lopen.

Voor de terugreis (op zondag) zijn de volgende vertrektijden momenteel actueel:

Akkrum: 46 over het hele uur (eens per uur!)
Lelystad: kijk naar bustijden.

Vroeger werd in Enschede plaats genomen in een Euros-coupé. De Blauwnet treinen hebben geen optie tot Euros-coupé, maar voor de meeste weekenden zijn twee lege vierzitters tegenover elkaar genoeg.

Reisleider: Zorg voor een reisleider tijdens de treinreis. Deze zorgt voor de volgende dingen:

2 blikjes bier p.p. en fris voor de niet-bier-drinkers (mag eigenlijk niet in de Blauwnet)
Toast met brie en/of kruidenboter (?)
Lijst met deelnemers en waar ze in de trein stappen
Telefoonnummers van de deelnemers (voor als ze te laat zijn, extra communicatie kan via whatsapp)
Mensen ontvangen op Enschede Centraal Station of Kennispark

Het kopen van bier, fris en toast kan door de reisleider natuurlijk ook uitbesteed worden. De reisleider weet de weg naar de haven of vraagt hier een deelnemer voor.

De reisleider is alleen reisleider op de heenweg. Voor de terugreis is er geen reisleider nodig.

Boodschappen

Voor een evenement dienen boodschappen gedaan te worden. Voor een weekend-evenement kan dit op vrijdagmiddag gedaan worden. Dan gaan er 2 of 3 mensen smiddags met de trein om in de plaats van bestemming de benodigde boodschappen te doen. De Poiesz in Akkrum is op vrijdag tot 21 uur open. Minstens één ervaren boodschapper is vereist. Denk eraan dat er meer wordt gegeten dan normaal omdat zeilen energie kost. Zeker als het koud/regenachtig is, is dit het geval. Hiervoor is dus een ervaren boodschappenlijstmaker nodig. Voor een week-evenement moet er meerdere keren boodschappen worden gedaan. De houdbare dingen en het eten voor het eerste weekend worden in een keer (op vrijdagmiddag) ingekocht, of besteld en bezorgd aan de haven. Daarna wordt er bijvoorbeeld op maandag en woensdag nog een keer boodschappen gedaan. Dranken bij weekevenementen met veel deelnemers gaan via een streeplijst. Als er heel veel boodschappen moet worden ingekocht is het handig om een auto te hebben.

Brood: Brood moet van te voren besteld worden omdat ze op vrijdagmiddag/avond vaak niet meer genoeg hebben. Telefoonnummer van de Poiesz in Akkrum: 0566-652700

Globaal moet er de volgende boodschappen gehaald worden:

Ontbijt
Lunch
Avondeten
Chips/nootjes
Snoep/Chocola
Pakken sap
Limonade
Koffie/Thee
Schoonmaakspullen
Bioethanol (96%)

Organisatiepapieren

Zeker voor week-evenementen is het handig om een map te hebben met papieren die handig zijn, zoals:

papieren voor de bootindeling: hierop staan al de namen van de boten en kun je in de vakjes mensen invullen (zie appendix), neem hiervan ruim voldoende zodat je wat kan verknoeien.
berekening evenementsprijs
inhoud introductiepraatje
lege blaadjes, voor theorieles etc
deelnemerslijst + telefoonnummers
schipperslijst + telefoonnummers
extra EurosID’s
losse EurosID invulvellen
pennen/potloden
eventueel theorieboek

Praatje

Op de eerste avond dient de organisatie een praatje te houden over het evenement. Hierin worden de belangrijke (huishoudelijke) dingen verteld over het evenement. Indien een platbodem mee is, houd de schipper van die platbodem ook een praatje, meestal aansluitend op dat van de organisator. Zijn praatje gaat specifiek over de platbodem en hoe allerlei dingen daar verlopen.

Elementen van een praatje (uiteraard optioneel):

Welkom
Voorstellen organisatie en eventueel Ebenhaezer bemanning
Slaapplaatsen
Corvee
- Wekploeg
- Ochtendafwas
- Kookboot
- Avondafwas
Bootindeling: waar te vinden
Eten overdag: elke boot neemt voor zichzelf mee
Lunchlocatie: Lunchboot neemt de lunch mee voor iedereen
EurosID
Organisatie is aanspreekpunt voor problemen

Veel plezier!!!

Afrekening

Elk evenement kost geld. De grootste posten zijn de bootuitgifte en de boodschappen. De afrekening van weekend-evenementen wordt na het evenement, thuis, berekend door de organisatie en wordt met een automatische incasso betaald. De afrekening van week-evenementen wordt meestal op de laatste dag berekend en direct betaald in verband met de hoge prijs hiervan. Voor weekevenementen wordt meestal een voorschot gevraagd.

Indien de Ebenhaezer mee is, houdt de bemanning zich bezig met de afrekening van de streeplijst. Dit wordt tegelijk met de eindafrekening van de organisatie, maar wel apart, betaald.

In de afrekening komen de volgende dingen:

Inkomsten:

Bijdrage deelnemers

Indien de Ebenhaezer mee is, betaalt de bemanning niet mee aan de bootuitgifte maar wel aan de rest van de kosten.

Uitgaven:

Bootuitgifte
Boodschappen
Bruggeld
Havengeld
Benzine
Versnapering in de trein

Richtlijnen kosten evenement:

Eten/drinken: €10 p.p.p.d
Valk: €120 per weekend; €225 per week (exclusief motor)
Uitgiftegeld voor Euros-boten is te vinden op www.euros.nl

Laat in de afrekening precies zien hoe je aan waarden bent gekomen. Dit is duidelijk voor de deelnemers en voor jezelf als het blijkt dat je een foutje hebt gemaakt. Voor de penningmeester van Euros is het ook handig omdat deze de incasso moet uitvoeren.

De organisatie dient bij te houden hoeveel er tijdens een evenement wordt uitgegeven aan verschillende dingen. Ingeleverde bonnetjes dienen bewaard te worden, voorzien van naam.

Voor een evenement kun je met de penningmeester van het bestuur regelen dat deze geld naar de organisator overmaakt zodat deze genoeg geld heeft om de boodschappen te betalen. Ook kun je de Euros-pinpas vragen voor het betalen van de boodschappen.

Historische evenementen

Evenementen zijn vaak genoeg gebonden aan de boten waarop ze worden gevaren. Gezien boten af en toe uit de vaart gaan bij deze vereniging zijn er evenementen die ooit vaak werden gevaren, maar nu niet meer. Ook andere redenen zorgen ervoor dat evenementen niet meer gevaren worden.

Ex-evenement

BG

Jorti

Frieslandzwerfweekend

I-Jonkie

I-Watterrat

I-IJsselmeer