Evenementsafrekening

Tijdens een evenement worden allerlei kosten gemaakt, denk aan boodschappen, uitgifte en benzine. Om aan het eind van een evenement een overzicht te krijgen wie welke kosten aan elkaar en aan Euros moet betalen, kan er gebruik worden gemaakt van een evenementsafrekening.

Kosten

Tijdens een evenement worden door verschillende personen allerlei kosten gemaakt. Je kan denken aan:

• Treinbier
• Boodschappen
• Stappen
• Uitgifte
• Havengelden
• Benzine

Het is belangrijk dat je meteen opschrijft wat je hebt uitgegeven. Zo voorkom je dat je het vergeet, en zodoende kan fluiten naar je centen.

Afrekening maken

Er zijn twee manieren van afrekening maken: De aloude manier via een Excel-bestand, en moderner, via Google Docs. Bij die laatste is het wel van belang dat iedereen die wijzigingen wil maken een Google-account heeft.

Google Docs

Een basisbestand is te vinden op Sjabloon Euros-evenementsafrekening.

1. Open het sjabloon.
2. Ga naar File -> Make a Copy en sla hem in je eigen Google Docs/Drive op.
3. Ga vervolgens naar Share (rechtsbovenaan),
   1. klik op Get shareable link,
   2. verander bij Anyone with the link de optie Can edit en klik op Save.
   3. Kopieer nu de link en mail deze naar iedereen die meedeed aan het evenement.

Gebruik

• In de zwarte rij bovenaan moet je invullen wie er allemaal meegedaan hebben.
• In de zwarte kolom geef je de kosten aan. Daarbij is het van belang dat de naam in de kolom Betaald Door: hetzelfde gespeld wordt als de kolom Deelnemers bovenaan.
• In de velden in het midden geef je aan welke posten door wie verbruikt zijn. Vul voor iedereen hetzelfde getal (bijv. "1") in als er evenredig gebruik van is gemaakt, of bijv. naar rato van het aantal dagen.
• De bovenste twee rijen "aantal dagen" zijn puur voor eigen gemak als niet iedereen even veel dagen mee is geweest, deze doen niet mee in de berekening.
• Er zijn standaard 35 gebruikerskolommen in de sheet, klik op de pijltjes na kolom K om de rest zichtbaar te maken.

Het sjabloon is in beheer bij Tijmen, vraag hem als je dingen aangepast / uitgebreid wil zien. Menno heeft de oorspronkelijke sheet gemaakt.

Excel-bestand

Media:Evenementsafrekening.xlsx‎

Deelnemers

Hier kunnen de namen van de deelnemers worden ingevuld. Standaard staat Euros hier ook bij, omdat de uitgiften aan Euros betaald moeten worden. In de rijen hieronder is de uiteindelijke eindafrekening te vinden. Hier is dus te vinden wie geld moet betalen, en wie geld moet ontvangen. Dit wordt automatisch gegenereerd.

Betalingen

Alle betalingen kunnen hier ingevuld worden. In de kolommen na 'Uitgave', 'Kosten' en 'Betaald door' kan je per betaling invullen wie de kosten dragen. Vul een 1 in als iemand meebetaald, en een 0 als dit niet het geval is (je kan het dan ook leeg laten). Als er bijvoorbeeld een weekend gevaren wordt, en een persoon vaart slechts 1 dag, kan je hem de factor 1 meegeven, en alle andere personen 2.

Afrekening verwerken

Afrekeningen kunnen op twee manieren verwerkt worden, onderling of via de penningmeester. Het is gebruikelijk dat Euros-evenementen via de penningmeester gaan, terwijl zelfgeorganiseerde evenementen (waarbij één iemand een boot in uitgifte heeft genomen) individueel verrekend worden.

Als de afrekening via de penningmeester gaat, neem dan eerst onderling alle kosten op en kom tot overeenstemming. Als iedereen klaar is, dan pas naar de penningmeester sturen om discussie te voorkomen.