Evenementen organiseren

Voor je ligt het draaiboek van de instructiecommissie voor het organiseren van evenementen (het DEO). Dit draaiboek is bedoeld voor degenen die instructie-evenementen gaan organiseren. De bedoeling van dit draaiboek is dat niet ieder jaar het wiel opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Hierdoor kan er effectiever en beter georganiseerd worden, omdat je de meeste valkuilen kan vermijden. Zo kan je je energie steken in het verzinnen van bijzondere of extra dingen.

Hieronder staan een aantal veelvoorkomende en terugkeerdende Euros evenementen.

Evenement

BG

Jorti

Frieslandzwerfweekend

I-Jonkie

I-Watterrat

I-Jaffa

I-IJsselmeer

Instructieweek

Frieslandzwerfweek

Jaffa-tourweekend

Het organiseren van deze evenementen is vrijwel gelijk dus wordt in het algemene deel uitgelegd. Evenement specifieke dingen worden apart vermeldt.

Dit draaiboek is niet iets dwingends, maar bedoeld als een leidraad. De meeste dingen die erin staan hoef je niet per se op deze manier te doen, maar het geeft in elk geval een idee hoe het kan. Als je zelf een idee hebt dat het anders kan, kan je dat natuurlijk altijd proberen. Als zo'n idee goed bevalt, of juist niet, kan je dat in het draaiboek aanvullen. Zo heeft de organisatie van het volgende jaar er ook wat aan. Ook als er informatie in het draaiboek om een of andere reden volgens jou niet (meer) klopt, vul het dan vooral aan! Zo blijft het draaiboek up to date.

Tijdsplanning

Als de vaarkalender rond is:

• Alle schippers mailen om te vragen wanneer ze wel kunnen, wanneer ze absoluut niet kunnen en wanneer ze kunnen overvaren. Bij deze mail kan ook toegevoegd worden wat de inhoud van de evenementen is.

Twee maanden voor het evenement:

• Schippers mailen
• Beginnen met promoten van het evenement
• In het geval van het hoogseizoen: nadenken over het huren van valken

Een maand voor de instructieweek en frieslandzwerfweek:

• Valk(en) huren

Een maand voor het evenement:

• Schippers bellen. Probeer om ongeveer 4 weken van te voren de schippers rond te hebben. Denk ook aan de schippers voor het overvaren van boten voor een evenement.
• Meer promoten onder potentiële deelnemers

Twee weken voor het evenement:

• Mail deelnemers
• Boodschappers en reisleider regelen

Laatste week voor het evenement:

• Herinneringsmail
• Brood bestellen

Tot twee weken na het evenement:

• Afrekening maken

Algemene deel voor het organiseren van een evenement

De punten die hierna worden behandeld zijn achtereenvolgens:

• Verdeling organisatie
• Promotie
• Schippers
• Boten
• Heenvaart
• Mail deelnemers (zie standaardmails)
• Reizen
• Boodschappen
• Organisatiepapieren
• Praatje van organisatie
• Afrekening

Verdeling organisatie

Er zijn meerdere manieren om een evenement te organiseren. Je kunt een of twee mensen aanwijzen die het hele evenement organiseren maar je kan ook ieder commissielid een verschillende taak geven, bijvoorbeeld schippers regelen en promotie. De keuze ligt aan de instructiecommissie.

De organisatie hoeft niet perse mee met instructieweekenden. Met de instructieweken echter moet de organisatie wel mee. Tijdens instructieweekenden zijn de schippers de organisatie, dit is vanzelfsprekend en hoeft niet door de instructiecommissie te worden aangestuurd. Mocht er een instructiecommissielid mee gaan, kan deze ook organisatie zijn van dat weekend.

Promotie

Zonder deelnemers geen instructie-evenementen en dus moet er gepromoot worden. De belangrijkste promotie zijn posters en het aanspreken van mensen.

• Poster:
  • Naam evenement
  • Organisator evenement
  • Datum
  • Deelnemende boten
  • Kosten
  • Waar op te geven
  • Eigen creativiteit
• Flyer:
  • Verkleinde versie van een poster of overzicht van alle instructie-evenementen van het voorjaars- of najaarsseizoen
• Mondelinge promotie:
  • Bijna-waardigen aanspreken/bellen op het aankomende evenement
  • Eerstejaars aanspreken/bellen
  • Schippers aanspreken/bellen
• Mails:
  • Overzichtsmail van alle instructie-evenementen
  • Aankondigingsmail van een evenement
  • Herinneringsmail
• Nieuws-bericht op website:
  • Een nieuwsbericht aanmaken op de voorpagina van de website over het aankomende evenement

Mailinglijsten voor promomails:

• tam-tam@euros.nl (algemene spam-lijst van euros)
• eerstejaars@euros.nl (eerstejaars van euros)
• ejc@euros.nl (eerstejaarscommie, zij kunnen de eerstejaars beter bereiken)
• jaffa@euros.nl (waardigen Jaffa voor het zoeken van schippers)
• waterrat@euros.nl (waardigen Waterrat voor het zoeken van schippers)
• draijers@euros.nl (waardigen Jonkie voor het zoeken van schippers)
• zwaardboten@euros.nl (waardigen Laser 2 voor het zoeken van schippers)

Posters kunnen opgehangen worden in de Sevende Camer, op de wc’s en in de loods.

Het aanspreken van mensen kan je natuurlijk doen met mensen die je toevallig tegenkomt, maar ook op borrels. Ga een keer koken met de organisatie, dan kun je ook een promo-praatje houden op die borrel en flyers uitdelen. Ook kan je op een borrel prima veel mensen in korte tijd persoonlijk aanspreken.

Schippers

Euros-boten moeten geschipperd worden door waardigen voor die boot. Voor een weekend-evenement is één waardige per boot genoeg. Voor een week-evenement is het prettig om af te kunnen wisselen en om de schippers een of meer dagen vrij te kunnen geven. In dit geval moeten er dus meerdere waardigen per boot geregeld worden. Voor weekend-evenementen is afwisseling minder noodzakelijk. Voor gehuurde valken moeten er valk-waardigen zijn. Dit is geen officiële waardigheid binnen Euros. Iedereen die waardig is voor een Euros-boot (muv Mini) kan in principe valkschipper zijn. Ook bijna-waardigen kunnen eventueel een valk schipperen. Laat mensen niet schipperen als ze zelf vinden dat ze dat niet kunnen.

Boten

Per evenement gaan er verschillende boten mee. Kijk voor meer informatie in het evenement-specifieke deel.

Aantal personen die op een boot kunnen zeilen:

• Jonkie: 4 personen
• Waterrat: 3 tot 4 personen
• Laser2: 2 personen
• Jaffa: 6 personen
• Valk: 4 personen

Aantal personen die op een boot kunnen slapen:

• Jonkie: 2 personen (zonder dektent), 4 personen (met dektent)
• Waterrat: 3 tot 4 personen
• Laser2: 0 personen
• Jaffa: 6 personen
• Valk: 4 personen (met dektent)

Valken huur je wanneer het aantal deelnemers groter is dan dat er op alle deelnemende Euros boten kunnen slapen. Wanneer de Ebenhaezer mee gaat, moet er gekeken worden naar het aantal deelnemers dat op de deelnemende Eurosboten kunnen zeilen. Let ook op evenementen die in het hoogseizoen vallen: als er valken gehuurd moeten worden, doe dit dan tijdig, zodat ze niet allemaal al verhuurd zijn aan anderen.

Valken zijn te huur bij de Drijfveer in Akkrum (http://www.drijfveer.nl). Je kunt kiezen om een valk met of zonder motor te huren (zonder motor is goedkoper). Een motor is alleen noodzakelijk wanneer er te weinig boten met motor zijn. Meestal wordt er gekozen voor een valk zonder motor. Indien er op de valk geslapen gaat worden, huur er dan een dektent bij (zit er niet standaard bij).

De valkwaardige vraagt aan het begin van het evenement bij de havenmeester welke valken mee mogen, controleert de inventaris en de boot en meldt eventuele gebreken bij de havenmeester. De valkwaardige regelt ook de waterkaart die bij de havenmeester kan worden opgehaald. Dit zit namelijk niet standaard in een valk. De organisatie is eindverantwoordelijke voor het correct ophalen van de valken.

Overvaren

Als een evenement wordt gevaren met boten die niet in dezelfde plaats liggen, dienen deze boten naar de vertrekplaats te worden gevaren. De meeste instructieweken beginnen bijvoorbeeld in Akkrum maar Teerling ligt normaliter in Workum. Dus moet Teerling voor vrijdagavond naar Akkrum worden gevaren. Het overvaren duurt ongeveer 6 uur. De brug bij Heerenzijl gaat om 19 uur dicht (juni, juli en augustus 20 uur), dus voor die tijd moet je daar doorheen zijn (of je moet zin hebben in een mast-strijk). De treinreis naar Workum duurt 3,5 uur, houd hier rekening mee! De vertrekplaats van verschillende evenementen zijn in het evenement-specifieke deel opgenomen.

Als de Ebenhaezer mee gaat met een evenement, zorgt het schipperscollege ervoor dat de Ebenhaezer op de juiste plaats ligt.

In het geval dat er Lasers mee gaan met een evenement, check bij de secretaris of de Lasers in Akkrum liggen en niet in Enschede. Het is handig om vrijdagsavonds de Lasers alvast op te tuigen. Zo kan er zaterdag direct gevaren worden.

Overzicht thuishavens Euros-boten:

• Jonkie: Akkrum, de Drijfveer, stijger I33
• Raaskal: Akkrum, de Drijfveer, stijger I34
• Teerling: Workum, Workumer Jachthaven, stijger Oude Zeug, boxnr. 2
• Lasers: Enschede, in de loods
• Jaffa: Monnickendam, box L20
• Ebenhaezer: Workum, Buitenhaven

Voor de mensen die boten overvaren worden geen treinkaartjes vergoedt. Tenzij de organisatie anders beslist.

Als er voor een evenement boten zijn heen gevaren, moeten deze logischerwijs ook terug gevaren worden. Dit kan op de laatste dag van een evenement gedaan worden (is minder gezellig omdat je niet samen het evenement afsluit) of de dag na het evenement. Regel het terugvaren van een boot vóór het evenement begint. Eventueel kan er met de organisatie van het volgende evenement worden afgesproken dat de boot ergens anders wordt achtergelaten dan in de thuishaven. Het mogelijke havengeld wat hiervoor betaald moet worden, kan gedeeld worden tussen de beide evenementen.

Mail deelnemers

Per mail worden enkele weken voor het evenement de deelnemers op de hoogte gesteld van een aantal zaken. De volgende dingen moeten hierin staan (zie ook standaardmails in de appendix):

• wanneer is het evenement
• reisschema heenreis
• geldzaken: eventuele voorschot, geschatte evenementsprijs
• wat moet je meenemen (vergeet in deze lijst niet het EurosID)
• telefoonnummers organisatie
• voorlopige deelnemerslijst

Reizen

De deelnemers, schippers en organisatie gaan met de trein naar een evenement. Meestal wordt er op vrijdagavond vertrokken rond kwart over 7.

De reistijden naar Akkrum zijn momenteel als hieronder. Dit schema werkt elk uur aangezien de trein vanaf Zwolle maar 1x per uur in Akkrum stopt.

Vertrekplaats	vertrektijd	reisduur	aankomsttijd	aankomstplaats
Enschede	19:27 (4)	0:44	20:11 (4)	Deventer
Deventer	20:19 (4)	0:24	20:43 (5b)	Zwolle
Zwolle	20:50 (3a)	0:47	21:37 (3)	Akkrum

De reistijden naar Workum zijn momenteel (let op: dit is de laatste reismogelijkheid van de vrijdag, dus een uur eerder vertrekken kan geen kwaad!):

Vertrekplaats	vertrektijd	reisduur	aankomsttijd	aankomstplaats
Enschede	19:27 (4)	0:44	20:11 (4)	Deventer
Deventer	20:19 (4)	0:24	20:43 (5b)	Zwolle
Zwolle	20:50 (3a)	1:03	21:53 (3)	Leeuwarden
Leeuwarden	21:53 (2)	0:48	22:39 (2)	Workum

Voor de reistijden naar Monnickendam moet gekeken worden op www.9292ov.nl.

Maar je bent er nog niet als je op het station in Akkrum/Workum staat. Dus zorg ervoor dat er iemand mee is, die de weg naar de haven weet. Voor beide dorpen is het lopen vanaf het station naar de haven 15 tot 20 minuten.

Voor de terugreis (op zondag) zijn de volgende vertrektijden momenteel actueel:

• Akkrum: 18 over het hele uur (eens per uur!)
• Workum: 11 over het hele uur (eens per uur, op zondag 21:11 de laatste!)

Meestal wordt er in Enschede plaats genomen in een Euros-coupé. Dit is meestal de eerste coupé vanaf de voorkant van de trein waar opklapstoelen aan de zijkant van de coupé zitten.

Reisleider: Zorg voor een reisleider tijdens de treinreis. Deze zorgt voor de volgende dingen:

• 2 blikjes bier pp en fris voor de niet-bier-drinkers
• Toast met brie en/of kruidenboter
• Lijst met deelnemers en waar ze in de trein stappen
• Telefoonnummers van de deelnemers (voor als ze te laat zijn)
• Mensen ontvangen op centraal station Enschede

De reisleider weet de weg naar de haven of vraagt hier een deelnemer voor.

De reisleider is alleen reisleider op de heenweg. Voor de terugreis is er geen reisleider nodig.

Boodschappen

Voor een evenement dienen boodschappen gedaan te worden. Voor een weekend-evenement kan dit op vrijdagmiddag gedaan worden. Dan gaan er 2 of 3 mensen smiddags met de trein om in de plaats van bestemming de benodigde boodschappen te doen. De Poiesz in Akkrum is op vrijdag tot 21 uur open. Minstens een ervaren boodschapper is vereist. Denk eraan dat er meer wordt gegeten dan normaal omdat zeilen energie kost. Zeker als het koud/regenachtig is, is dit het geval. Voor een week-evenement moet er meerdere keren boodschappen worden gedaan. De houdbare dingen en het eten voor het eerste weekend worden in een keer (op vrijdagmiddag) ingekocht. Daarna wordt er bijvoorbeeld op maandag en woensdag nog een keer boodschappen gedaan. Indien de Ebenhaezer mee gaat, hoeft er geen drank ingekocht te worden. Dit gaat dan via de streeplijst van de Ebenhaezer. Als er heel veel boodschappen moet worden ingekocht is het handig om een auto te hebben.

Brood: Brood moet van te voren besteld worden omdat ze op vrijdagmiddag/avond vaak niet meer genoeg hebben.

Globaal moet er de volgende boodschappen gehaald worden:

• Ontbijt
• Lunch
• Avondeten
• Chips/nootjes
• Snoep/Chocola
• Pakken sap
• Limonade
• Koffie/Thee

Organisatiepapieren

Zeker voor week-evenementen en BG’s is het handig om een map te hebben met papieren die handig zijn, zoals:

• papieren voor de bootindeling: hierop staan al de namen van de boten en kun je in de vakjes mensen invullen (zie appendix), neem hiervan ruim voldoende zodat je wat kan verknoeien.
• berekening evenementsprijs
• inhoud introductiepraatje
• lege blaadjes, voor theorieles etc
• deelnemerslijst + telefoonnummers
• schipperslijst + telefoonnummers
• extra EurosID’s
• losse EurosID invulvellen
• pennen/potloden
• eventueel theorieboek

Praatje

Op de eerste avond dient de organisatie een praatje te houden over het evenement. Hierin worden de belangrijke (huishoudelijke) dingen verteld over het evenement. Indien de Ebenhaezer mee is, houd de schipper van de Ebenhaezer ook een praatje, meestal aansluitend op dat van de organisator. Zijn praatje gaat specifiek over de Ebenhaezer en hoe allerlei dingen daar verlopen.

Elementen van een praatje (uiteraard optioneel):

• Welkom
• Voorstellen organisatie en eventueel Ebenhaezer bemanning
• Slaapplaatsen
• Corvee
  • Wekploeg
  • Ochtendafwas
  • Kookboot
  • Avondafwas
• Bootindeling: waar te vinden
• Eten overdag: elke boot neemt voor zichzelf mee
• Lunchboot neemt de lunch mee voor iedereen
• EurosID
• Organisatie is aanspreekpunt voor problemen

Veel plezier!!!

Afrekening

Elk evenement kost geld. De grootste posten zijn de bootuitgifte en de boodschappen. De afrekening van weekend-evenementen wordt na het evenement, thuis, berekend door de organisatie en wordt met een automatische incasso betaald. De afrekening van week-evenementen wordt meestal op de laatste dag berekend en direct betaald in verband met de hoge prijs hiervan. Voor weekevenementen wordt meestal een voorschot gevraagd.

Indien de Ebenhaezer mee is, houdt de bemanning zich bezig met de afrekening van de streeplijst. Dit wordt tegelijk met de eindafrekening van de organisatie, maar wel apart, betaald.

In de afrekening komen de volgende dingen:

Inkomsten:

• bijdrage deelnemers

Indien de Ebenhaezer mee is, betaalt de bemanning niet mee aan de bootuitgifte maar wel aan de rest van de kosten.

Uitgaven:

• bootuitgifte
• boodschappen
• bruggeld
• havengeld
• benzine
• versnapering in de trein

Richtlijnen kosten evenement:

• Eten/drinken: 10E p.p.p.d
• Valk: 120E per weekend; 225E per week (exclusief motor)
• Uitgiftegeld voor Euros-boten is te vinden op www.euros.nl

Laat in de afrekening precies zien hoe je aan waarden bent gekomen. Dit is duidelijk voor de deelnemers en voor jezelf als het blijkt dat je een foutje hebt gemaakt. Voor de penningmeester van Euros is het ook handig omdat deze de incasso moet uitvoeren.

De organisatie dient bij te houden hoeveel er tijdens een evenement wordt uitgegeven aan verschillende dingen. Ingeleverde bonnetjes dienen bewaard te worden, voorzien van naam.

Voor een evenement kun je met de penningmeester van het bestuur regelen dat deze geld naar de organisator overmaakt zodat deze genoeg geld heeft om de boodschappen te betalen. Ook kun je de Euros-pinpas vragen voor het betalen van de boodschappen.